В организации учета и управлении предприятием часто встречаются рутинные операции, связанные с регистрацией или обработкой информацией, например:

• регистрация, ввод информации по первичному документы, например, есть накладные, акты - их нужно внести в 1С;
• обработка запросов по почте, например, сотрудник пишет в общую почту, а в ответ должен получить определенную информацию, или по этому запросу должен запустится бизнес процесс;
• выписка и рассылка регулярных счетов, актов сверок, закрывающих документов, например, рассылка счетов на обслуживание за период, актов сверки при закрытии квартала или месяца, рассылка писем с напоминанием о долге;
• обработка заказов. Например, заказ из интернет-магазина, или из сообщений по почте, надо зарегистрировать в 1С, выписать и отправить счет;
• ввести и обработать данные из Excel. Например, собрать отчеты филиалов и создать сводный отчет отправить руководителю;
• операции регулярного обслуживания какой-то информационной системы (перепроведение, закрытие периода, архивирование, копирование данных);
• рассылка данных, отчетов. Например, каждый день менеджерам предоставлять на почту остатки товаров и оплаты их клиентов;

При этом работа может происходить одновременно в нескольких программах. Например, нужно открыть почту → выбрать письмо от заданного адресата → скачать вложение взять содержимое;

открыть файл вложения →, например, Excel → открыть другую программу, например, 1С → внести данные;

затем, например, выписать документы, или сформировать отчет → отправить по разным адресатам.

Решение такого рода задач выполняется с помощью RPA технологии на базе специальной платформы. Для этого создается программный робот, используя готовые инструменты платформы и создается последовательность действий пользователя по выполнению операции с помощью имеющихся программ. Робота обучают куда, когда «нажимать», что запускать и т.д., и как в определенных случаях нужно действовать в зависимости от считываемой информации. Далее эта программа будет работать на компьютере и выполнять действия, согласно заданной программе.

Главным отличием от обычной классической автоматизации является скорость создания решения. Т.е, здесь в большинстве случае не нужно разрабатывать какую-то специальную программу, долго ее отлаживать. Нужно просто научить программу делать то, что уже делает пользователь-человек за компьютером с помощью имеющихся программ.

Еще одна сфера применения и преимущество в применения RPA - возможность “подружить” - интегрировать между собой программы, которые не имеют на это технической возможности из-за каких-то ограничений. Робот будет открывать программу, формы, окна и т.д, считывать информацию и переносить ее в другую.